Handelsregister

Müssen Unternehmen künftig alle Dokumente elektronisch einreichen?

Grundsätzlich sind alle Unterlagen beim Handelsregister elektronisch einzureichen. Bei Unternehmensgründungen unternimmt dies in der Regel der Notar. Laufende Mitteilungen, wie zum Beispiel Änderungen in der GmbH-Gesellschafterliste, Satzungsänderungen oder Hauptversammlungsbeschlüsse bei der Aktiengesellschaft (Niederschrift) können jedoch direkt vom Unternehmen an das Handelsregister übermittelt werden.
Die Landesregierungen können durch Rechtsverordnung bis Ende 2009 alternativ die Einreichung von Unterlagen zum Handelsregister in Papierform zulassen. Es sind diesbezügliche Überlegungen nur in Berlin (bis 31. Januar 2007), Niedersachsen (bis Ende 2007), Rheinland-Pfalz (bis Ende 2009) und Sachsen-Anhalt (bis 31. März 2007) bekannt.

Welche technischen Voraussetzungen werden benötigt?

Um einen sicheren Datentransfer zu gewährleisten, werden Dokumente über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP) beim Handelsregister eingereicht. Dafür muss eine EGVP-Client-Software und eine Java Runtime Environment-Software auf einem Rechner des Unternehmens installiert werden. Die Software kann kostenlos im Internet herunter geladen werden: www.egvp.de. Ein Merkblatt zu den technischen Voraussetzungen, die für die Kommunikation mit dem EGVP erforderlich sind, finden Sie unter: www.dihk.de -> Recht und Fairplay -> Handels und Gesellschaftsrecht. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für die Übermittlung nicht erforderlich. Wenn die Einreichung eines notariell beurkundeten oder öffentlich beglaubigten Dokuments vorgeschrieben ist, so ist das Dokument jedoch mit einem einfachen elektronischen Zeugnis des Notars zu versehen.

Was gilt für Jahres- und Konzernabschlüsse?

Die Pflicht zur Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen besteht für Kapitalgesellschaften und bestimmte Kapitalgesellschaften und Co. fort. Außerdem sind die Dokumente der Rechnungslegung nicht wie bisher beim Handelsregister, sondern beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers abzugeben. Unternehmen können die Dokumente der Rechnungslegung in Word, Excel- oder XML-Format (nicht jedoch im pdf-Format) übermitteln. Weitere Einzelheiten sind unter www.bundesanzeiger.de niedergelegt. Bis zum 31. Dezember 2009 können die Dokumente auch schriftlich an den elektronischen Bundesanzeiger übermittelt werden. Wer von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, muss mit höheren Gebühren rechnen. Die Gebühr für die schriftliche Übermittlung beträgt drei Euro pro übermitteltem Dokument, mindestens jedoch 30 Euro.

Wie werden Verletzungen der Offenlegungspflichten sanktioniert?

Die Verfolgung von Verstößen gegen die Offenlegungspflicht von Amts wegen ist sicher die einschneidendste Änderung des Gesetzes. Bislang wurden Verstöße gegen die Offenlegungspflicht nur auf Antrag sanktioniert. Um die EU-Vorgaben zu erfüllen, wird im Fall der Nichtveröffentlichung der Jahres- und Konzernabschlüsse (ab 2007) zukünftig von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet. Die Zahlung eines Ordnungsgeldes von bis zu 25.000 Euro kann jedoch anders als beim ursprünglich von der Bundesregierung geplanten Bußgeldverfahren durch fristgemäße Nachreichung der Jahres- und Konzernabschlüsse abgewendet werden. Dafür bestehen sechs Wochen Zeit vom Zugang der Ordnungsgeldandrohung an. Die Verfahrenskosten in Höhe von 50 Euro sind von dem Unternehmen jedoch in jedem Fall, d.h. wenn die Androhung zu Recht erfolgte, zu tragen. Jeglicher Verstoß wird aufgrund der elektronischen Prüfmöglichkeiten in Zukunft erfasst und verfolgt.
Das ursprünglich von der Bundesregierung in ihrem Regierungsentwurf vorgesehene Bußgeldverfahrens wurde nicht verwirklicht. Die diesbezügliche Kritik der IHK-Organisation fand erfreulicherweise bei den Abgeordneten des Deutschen Bundestages Gehör. Im Rahmen des Bußgeldverfahrens hätten Unternehmen die Zahlung der bis zu 50.000 Euro hohen Bußgelder auch dann nicht abwenden können, wenn die Dokumente der Rechnungslegung kurz nach Ablauf der Offenlegungsfrist nachgereicht worden wären, da ein einmal verhängtes Bußgeld nach einem eingetretenen Verstoß nicht mehr zurückgenommen werden kann.
Sollten Unternehmen ein ausgeprägtes Interesse an der Nichtveröffentlichung haben, können neben der Ausnutzung von Offenlegungserleichterungen wie bisher schon (Paragraphen 326, 327 HGB) nur gesellschaftsrechtliche Umstrukturierungsmaßnahmen, soweit sie unter anderen rechtlichen Gesichtspunkten möglich und sinnvoll sind, zum Erfolg führen. Der Wechsel in eine Kapitalgesellschaft & Co., wie zum Beispiel eine GmbH & Co. KG, nebst Aufnahme einer natürlichen Person als persönlich haftendem Gesellschafter ist hier eine Möglichkeit.

Wie werden Unternehmensdaten zukünftig bekannt gemacht?

Auf der Seite www.unternehmensregister.de werden ab Januar 2007 sämtliche veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten publiziert. Darüber hinaus können die veröffentlichungspflichtigen Dokumente der Rechnungslegung auch im elektronischen Bundesanzeiger kostenlos eingesehen werden. Über www.handelsregister.de können die Handelsregisterdaten direkt abgerufen werden. Nur letztere Internetseite genießt öffentlichen Glauben im Sinne des Paragraphen 15 HGB. Die Veröffentlichung kostet pauschal lediglich ein Euro. Bis Ende 2008 muss das Registergericht jedoch die Handelsregistereintragungen zusätzlich auch in einer Tageszeitung oder einem sonstigen Blatt bekannt machen. Registergerichte können jedoch nicht mehr wie bisher die Bekanntmachungen in mehreren Tageszeitungen festsetzen, so dass sich die Bekanntmachungskosten spürbar reduzieren werden.

Welche Erleichterungen bringt das elektronische Handelsregister?

Durch die in vielen Bundesländern bereits seit mehreren Jahren praktizierte Nutzung des elektronischen Handelsregisters haben sich die Eintragungsverfahren schon jetzt erheblich vereinfacht. In unkomplizierten Fällen können die Handelsregistereintragungen innerhalb von ein bis drei Tagen erfolgen. Zur zusätzlichen Beschleunigung des Verfahrens können Notare zukünftig die persönliche Haftung für die Kostenschuld des anmeldenden Unternehmens erklären. Dies bietet den Registergerichten eine weitere Möglichkeit auf einen Kostenvorschuss zu verzichten.
Bei Fragen der Namensgebung im Rahmen der Existenzgründung bieten IHKs zudem für Unternehmen und Notare den Service einer firmenrechtlichen Vorabstellungnahme an, die dann zur Vereinfachung der Arbeit des Registergerichts mit der Handelsregisteranmeldung eingereicht werden kann.
Das EHUG führt auch Erleichterungen bei den Vorbereitungen von Hauptversammlungen von nichtbörsennotierten Aktiengesellschaften ein. So entfällt zukünftig die Pflicht zur Auslage von Jahresabschluss, Lagebericht und anderer Materialien, wenn diese auf der Internetseite der Aktiengesellschaft bekannt gemacht worden sind.

Können Jahres- und Konzernabschlüsse auch aus anderen EU-Mitgliedstaaten eingesehen werden?

Die Pflicht zur elektronischen Veröffentlichung von Unterlagen der Rechnungslegung besteht seit 1. Januar 2007 durch die Slim IV-Richtlinie (2003/58EG) europaweit, so dass diese auch in den meisten anderen EU-Mitgliedstaaten – allerdings zumeist kostenpflichtig – online recherchiert werden können:
Belgien   www.bnb.be; www.eurodb.be
Bulgarien   www.beis.bia-bg.com (Veröffentlichung bislang freiwillig);
Internetseite des neuen Handelsregisters www.brra.bg
Dänemark   http://www.erhvervsstyrelsen.dk/
Deutschland  www.unternehmensregister.de; www.ebundesanzeiger.de
Estland   www.rik.ee; www.kredinfo.ee
Finnland   www.prh.fi
Frankreich   www.euridile.inpi.fr
Griechenland  www.icap.gr
Großbritannien
www.companieshouse.gov.uk
Irland    www.cro.ie
Italien    www.infocamere.it; www.registroimprese.it; www.ahk-italien.it
Lettland   www.lursoft.lv
Litauen   www.registrucentras.lt
Luxemburg  Umsetzung der EU-Vorgaben ist in Vorbereitung. Weitere Informationen unter:
www.legilux.lu/entr/index.php, www.ibr.lu
Malta    www.mfsa.com.mt www.registry.mfsa.com.mt;
Niederlande
www.kvk.nl
Österreich
www.bmj.gv.at; www.handelsregister.at; www.justiz.gv.at
Polen
ms.gov.pl
Portugal
Umsetzung der EU-Vorgaben ist in Vorbereitung. Weitere Informationen unter:  www.cmvm.pt/en;
Rumänien  www.mfinante.ro
Schweden  http://www.bolagsverket.se/
Slowakei   www.justice.gov.sk
Slowenien  www.ajpes.si
Spanien
www.registradores.org
Tschechien   www.justice.cz; http://wwwinfo.mfcr.cz/ares/
Ungarn   www.occsz.e-cegjegyzek.hu
Zypern