Vorsorge treffen mit dem Notfall-Koffer

Was passiert, wenn der Chef plötzlich ausfällt? Schon kurze Zwangs-pausen können ein Unternehmen in existenzielle Krisen bringen. Ein Notfall-Koffer verhindert das Schlimmste.

 

Stellen Sie sich eine Situation vor, in der Sie als Geschäftsführer oder Inhaber kurzfristig für drei, vier oder fünf Wochen ausfallen. Wissen Sie, was dann mit Ihrem Betrieb passiert? Wer wird die Geschäfte führen? Gibt es einen Bevollmächtigten? Wer kennt die Auftragslage? Damit Ihre Familie und Ihr Unternehmen im Falle eines Unglücks, in Form von Unfall oder Krankheit nicht unnötigen Schaden nimmt, sollten Sie einen Notfall-Koffer gepackt haben.

Wir empfehlen: einen Notfall-Koffer packen

Das „Packen“ des Notfall-Koffers bietet eine gute Gelegenheit, sich über die zukünftige Strategie und Entwicklung des Unternehmens Gedanken zu machen.
So kann das „Packen“ als eine gute Möglichkeit genutzt werden, sich über eine Nachfolgeregelung im
Unternehmen Gedanken zu machen. Notfall-Anweisungen sollten für jeden Unternehmer eine Pflichtaufgabe sein. Selbst kurze Ausfallzeiten können fatale Folgen haben. Sie sollten sich intensiv mit der Erstellung und den damit entstehenden Herausforderungen und Problemen auseinandersetzen. Der Notfall-Koffer kann Ihnen helfen, bei Abwesenheit Ihr Unternehmen zu erhalten. Sie sichern somit nicht nur Ihr Lebenswerk, sondern auch Arbeitsplätze und ermöglichen Ihrer Familie das wirtschaftliche Überleben!
Der Notfall-Koffer kann bei Ihrer Hausbank bei der Aufnahme von Krediten auch zu einer Verbesserung der Bonität führen, da es gerne gesehen wird, dass schon Lösungen für ein eventuelles Ausfallen des Geschäftsführers oder Inhabers erarbeitet wurden.

Vorbereitungen und Vorüberlegungen

Es gibt ein paar grundsätzliche Überlegungen und Fragestellungen, die einen guten Einstieg in die Thematik ermöglichen:
  • Sprechen Sie das Thema auch in der Familie und im Unternehmen an. Stellen Sie sich doch mal die Frage, "Was geschieht, wenn ich morgen nicht in meinen Betrieb gehen kann"? Versuchen Sie dabei, zunächst die großen, dann aber auch die kleinen Detailprobleme zu berücksichtigen.
     
  • Wem schenken Sie das Vertrauen, Ihr Unternehmen weiter zu führen?
     
  • Wer würde im Notfall überhaupt einspringen wollen? Gibt es jemanden aus der Familie oder lieber eine externe Regelung?
     
  • Haben Sie für Ihren Lebenspartner und eventuell für Ihre Kinder Vorsorge getroffen?
     
  • Existieren Ehevertrag, Erbvertrag oder Testament, die alle die aktuelle Firmensituation berücksichtigen?
     
  • Zu klärende Detailfragen sind beim Testament: Gibt es ein Testament oder finden die gesetzlichen Regelungen Anwendung? Wie wird das Unternehmen auf die Erben aufgeteilt? Wie hoch sind die Pflichtteilansprüche der Erben und existiert ausreichend sonstiges Vermögen, um diese zu befriedigen? Gibt es Regelungen, welcher Erbe welches Vermögen erhalten soll?
     
  • Kommt es in diesem Zusammenhang zu einem Liquiditätsabfluss aufgrund der Auszahlungen von Erbansprüchen oder gibt es Pflichtteilsverzichtverträge? Beim Liquiditätsabfluss sollten Sie auch eventuell anfallende Erbschaftssteuern berücksichtigen.
     
  • Existiert ein Gesellschaftsvertrag, und welche Regelungen enthält er bezüglich der Geschäftsführung?
     
  • Wer leitet das Unternehmen in einer eventuell notwendigen Übergangsphase? Gibt es einen Firmenbeirat zum Schutz Ihres Unternehmens?
     
  • Wer weiß über die aktuell anstehenden Aufträge, die besten Kunden, wichtige langfristige Projekte Bescheid?
     
  • Hat außer Ihnen noch jemand Bankenvollmachten und einen Überblick über alle Konten?
     
  • Wer kommt an die Schlüssel, die Passwörter, die Codes usw.?
     
  • Sind Inhaber bzw. Mitinhaber minderjährige Kinder? Wer nimmt deren Rechte wahr?
     
Es gibt eine Vielzahl von Fragen, die Sie klären sollten, damit Sie sicher sein können, dass der Betrieb im Ernstfall den Umständen entsprechend geregelt weiter geht.
Insbesondere für die erbrechtlichen Angelegenheiten ist es ratsam, den Rat eines Anwalts einzuholen oder ein notariell beglaubigtes Testament zu machen. Erkundigen Sie sich insbesondere, welche Regelungen eintreten, wenn Sie selbst keine Regelung treffen.

Gliederungsvorschlag für die Einteilung Ihres Notfall-Ordners

Folgende Gliederung kann als Orientierung zur Erstellung des Notfall-Koffers dienen:
  1. Verträge
  2. Vollmachten
  3. Passwörter, PIN-/TAN-Listen
  4. Kontoübersichten
  5. Nachweis der Zweit-Schlüssel-Deponierung/Nachweis von Schließfächer-Schlüsseln
  6. Notfall-Anweisungen
  7. Projektlisten
  8. Arbeitsplatzbeschreibungen der Mitarbeiter
  9. Übersicht der Patente und Schutzrechte
  10. Finanz- und Rechnungswesen-Unterlagen, Jahresabschlüsse
  11. Versicherungen
  12. Übersicht wichtiger Geschäftspartner
  13. Wichtige Adressen
  14. Persönliche Unterlagen (Testament, Patientenverfügung, Finanzübersicht)
  15. Zweit-Schlüssel für Gebäude, Lagerräume, Büroräume und Schränke
  16. Sonstige

Zeitbedarf

Es ist wichtig, dass Sie den Notfall-Koffer alle sechs bis zwölf Monate überprüfen und Veränderungen einarbeiten. Je genauer und ordentlicher Sie vorgehen, desto leichter wird es im Notfall einem Vertreter fallen „aus dem Stand” das Unternehmen in Ihrem Sinne weiter zu führen. Dafür sind neben dem Wissen darüber, was gerade im Unternehmen läuft, auch ausreichende Vollmachten erforderlich.
Über den Einsatz der Vertrauensperson im Bedarfsfall sollten klare rechtliche Regelungen vorliegen. So ist es wichtig festzulegen, über welchen Zeitraum die Vertrauensperson, wenn es sich nicht um einen Nachfolger handelt, agieren soll und wie die Fortführung aussehen soll. Beziehen Sie Ihren potenziellen Vertreter in die Erstellung des Notfall-Koffers mit ein. Damit diese Fragen geregelt werden können, ist es am Besten, wenn Sie dafür einen Anwalt konsultieren, der mit Ihnen einen Vertrag aufsetzt.
Wenn Sie Ihren Notfall-Koffer ordentlich führen wollen, sollten Sie für die Erstellung mindestens vier bis acht Wochen einplanen. Einige Unterlagen werden Sie innerhalb weniger Tage zusammenstellen können und andere wiederum benötigen eine längere Planung, das kann beispielsweise bei erbschaftssteuerlichen Fragen der Fall sein.
Wichtig ist, dass Sie damit beginnen, den Notfall-Koffer zu erstellen und dann nach und nach die erforderlichen Unterlagen ergänzen. Denken Sie immer daran: Den Aufwand, den Sie betreiben, um einen Notfall-Koffer zu erstellen, steht in keinem Verhältnis zu dem Nutzen, den Sie damit erzielen.
Um bei der Zusammenstellung Ihres Notfall-Koffers keine Fehler zu machen, sollten Sie bei allen Vorbereitungen und Maßnahmen unbedingt auf eine ausreichende Abstimmung Ihrer Vertragsunterlagen mit Ihrem Steuerberater, Anwalt, Notar, Versicherungsmakler und Wirtschaftsprüfer achten.
Bitte beachten Sie: Das Dokument erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es dient zur Information und Orientierung. Die Maßnahmen und Inhalte des Notfall-Koffers müssen auf jedes Unternehmen in individuell abgestimmt werden.